Locul de munca digital: Definitie, drivere si bune practici

In acest blog, vom discuta cei mai mari factori ai locurilor de munca digitale, precum si cele mai bune practici pentru crearea si gestionarea unei strategii pentru locul de munca digital.

Loc de munca digital definit

Nu exista o definitie unica a locului de munca digital. Deoarece tendintele digitale la locul de munca apar inca intr-un ritm rapid, exista multe definitii diferite care privesc acest concept dintr-o perspectiva diferita.

Cu toate acestea, majoritatea expertilor sunt de acord ca un loc de munca digital poate fi considerat ca  evolutia naturala a locului de munca . Include toate tehnologiile pe care angajatii le folosesc pentru a-si face treaba zilnic.

Pentru a imbratisa puterea tehnologiei, organizatiile de varf au inceput sa implementeze un mediu de lucru complet nou. Cu toate acestea, chiar mai mult decat implementarea de noi solutii, este important sa le integram intr-un mod care  sa aduca cea mai mare valoare angajatilor .

Cadrul digital la locul de munca

Deloitte a facut una dintre cele mai cuprinzatoare analize ale aparitiei si caracteristicilor unui loc de munca digital.

In cadrul lor, ei explica ca locul de munca digital se refera la  capacitatea angajatilor de a-si face treaba colaborand, comunicand si conectandu-se cu alte persoane .

Mai precis, prin promovarea unei culturi a locului de munca digital si unificarea diferitelor componente tehnologice, organizatiile se pot imbunatati semnificativ:

• Colaborare – Colaborarea la locul de munca este importanta pentru rezolvarea problemelor si pentru a fi mai productiv. Prin urmare, organizatiile trebuie sa permita partajarea cunostintelor in intreaga intreprindere cu instrumente de colaborare online, fara intreruperi, integrate si intuitive, care sporesc capacitatea angajatilor de a lucra impreuna.

• Comunicatii – Pe masura ce informatiile continua sa creasca intr-un ritm rapid, angajatorii trebuie sa se asigure ca informatiile potrivite ajung la publicul potrivit. Angajatorii si angajatii au nevoie de instrumente care sa sprijine comunicarea bidirectionala si personalizarea continutului.
• Conexiuni  – angajatii au nevoie de instrumente care sa le permita sa se conecteze cu colegii lor din intreaga organizatie, sa valorifice proprietatea intelectuala si sa obtina informatii unii de la altii.

8 drivere care modeleaza locurile de munca digitale

Au trecut vremurile in care locul de munca era doar un spatiu fizic. Mai mult, aparitia actualei pandemii a  accelerat semnificativ trecerea catre munca la distanta .

Mediul de azi mereu conectat, cu acces instantaneu, a estompat liniile dintre biroul fizic si locul in care se lucreaza efectiv.

Pe masura ce locul de munca devine cu adevarat digital,  angajatii comunica si colaboreaza in moduri fara precedent  si au asteptari diferite de la angajatori.

Drept urmare, dupa cum explica Deloitte:

„Este din ce in ce mai clar ca abordarea traditionala „creeaza si impinge” informatii nu mai raspunde nevoilor in evolutie ale angajatilor.”

Sa aruncam acum o privire asupra unora dintre  cei mai mari factori care modeleaza locul de munca digital .

1. Noile generatii: iubitori de dispozitive mobile si SaaS

Viitorul muncii este mobil. In consecinta, multi angajatori isi recreeaza locurile de munca digitale pe mobil, reflectand experienta desktop a solutiilor lor existente de comunicatii, colaborare si alte solutii tehnologice.

O astfel de abordare eficientizeaza locul de munca digital , permitand un punct de acces central pentru colegi, aplicatii critice, continut, actualizari in timp real ale companiei si notificari.

In plus, majoritatea angajatilor de astazi prefera sa lucreze „in cloud”, motiv pentru care solutiile SaaS la locul de munca digital sunt la apogeul lor.

2. Nevoia de personalizare

Oferirea de experienta personalizata a angajatilor, continut si acces la informatii devine noua normalitate.

Se asteapta ca angajatorii sa  ofere angajatilor o experienta personalizata  pe baza functiilor, rolurilor, preferintelor, locatiilor si culturilor angajatilor lor, in acelasi mod in care se asteapta ca profesionistii in marketing si vanzari sa ofere o experienta personalizata pentru clienti.

O astfel de abordare este imposibil de realizat fara tehnologia potrivita, motiv pentru care organizatiile apeleaza la noi  solutii cu caracteristici si functionalitati robuste de personalizare .

Unul dintre cele mai bune exemple este personalizarea si localizarea continutului comunicatiilor interne. Solutiile de comunicare pentru angajati ar trebui sa permita comunicatorilor, angajatilor si managerilor sa segmenteze cu usurinta publicul, sa defineasca personalitatea angajatilor si  sa livreze continutul potrivit angajatilor potriviti la momentul potrivit .

Pe de alta parte, angajatii ar trebui sa poata crea fluxuri de stiri personalizate cu toate informatiile relevante, acces instantaneu la oameni, instrumente si resurse.

Personalizarea devine vitala pentru  a modela mediul  si experienta fiecarei persoane la locul de munca . Aceste medii digitale personalizate ofera spatii comune care incurajeaza interactiunea spontana in cadrul si intre echipe.

3. Forta de munca dispersa si lucru la distanta

20-25% din forta de munca globala fac telecommuta in mod regulat si  50% din forta de munca  este formata din lucratori de prima linie,  cum ar fi functionari de la bacanie, asistente, curatenie, lucratori din depozit si soferi de autobuz, printre altii.

In plus, observam o tendinta in crestere catre lucrul flexibil si la distanta. Rezultatul este o forta de munca extrem de dispersa si, adesea, greu de atins.

In consecinta, modul in care aceste grupuri diferite se conecteaza, colaboreaza si comunica intre ele, acceseaza informatii importante de afaceri, actualizari si documente devine din ce in ce mai complex. Pentru a atenua consecintele, angajatorii cauta noi modalitati de a-si angaja forta de munca distribuita.

Locurile de munca digitale le permit angajatorilor sa ofere  modalitati mai simple, mai eficiente si mai  eficiente de a gasi si consuma informatii critice  , oferind in acelasi timp o experienta digitala pozitiva.

4. Agilitate si colaborare interfunctionala

Un alt factor important al locurilor de munca digitale este  nevoia de o mai mare agilitate  si de colaborare interfunctionala la locul de munca . Angajatii nu mai opereaza in silozuri concentrandu-se doar pe colaborare in cadrul departamentelor lor.

In schimb, li se cere sa lucreze indeaproape cu alte echipe din diferite departamente situate in tari diferite. Mai mult, organizatiile de succes functioneaza acum ca retele in care angajatii sunt conectati in mod constant.

Pentru a le permite angajatilor sa colaboreze si sa comunice mai eficient, multe organizatii implementeaza acum solutii digitale concepute pentru ca echipele sa ramana conectate, sa  aiba acces la documente partajate si actualizari importante ale companiei .

5. Supraincarcare de informatii

Angajatii din intreaga lume se confrunta cu o supraincarcare extinsa de informatii care  le afecteaza negativ productivitatea, agilitatea si satisfactia in munca .

Informatiile sunt inca in crestere cu ritmuri exponentiale, iar angajatii de multe ori nu gasesc ceea ce au nevoie pentru a-si face treaba eficient.

De la aparitia actualei pandemii, aceasta provocare la locul de munca si consecintele sale negative sunt si mai evidente. Noile actualizari ale companiei, reguli si reglementari,  sfaturi de siguranta  si cele mai bune practici de lucru la distanta  sunt doar cateva exemple de mesaje de comunicare adaugate pe placutele angajatilor.

Pentru a elimina supraincarcarea de informatii, angajatorii trebuie sa-si reconsidere eforturile de comunicare interna si sa implementeze solutii pentru un flux de informatii mai eficient la locul de munca.

In loc sa se bazeze pe intranet-uri invechite si supraaglomerate si e-mailuri generice, profesionistii si managerii IC  trebuie sa gaseasca modalitati mai bune de a furniza informatii in timp util, relevante si personalizate  angajatilor.

6. Lucratorii de cunostinte si schimbul de cunostinte

Construirea si gestionarea locurilor de munca digitale este cruciala pentru succesul lucratorilor dvs. de cunostinte. Potrivit lui McKinsey, lucratorii bazati pe cunostinte petrec pana la  19% din saptamana lor medie de lucru cautand si culegand informatii .

Pentru a elimina o astfel de pierdere a timpului valoros al lucratorilor din domeniul cunoasterii, companiile cauta acum solutii care sa serveasca drept sursa unica de adevar si informatii importante.

Astfel de solutii ar trebui sa aiba capabilitati de  a conecta diverse canale de comunicare,  cum ar fi aplicatiile de comunicare pentru angajati, instrumentele de partajare a documentelor, retelele sociale si alte instrumente pe care acestia le pot folosi.

7. Accentul pe Digital Employee Experience (DEX)

Acum, cand implementarea solutiilor digitale la locul de munca nu mai este o noutate, a venit epoca imbunatatirii experientei angajatilor cu aceste instrumente.

Adica, angajatorii nu mai implementeaza orice instrumente, ci instrumente care sunt  usor de utilizat, intuitive, prietenoase cu dispozitivele mobile si, prin urmare, ofera angajatilor o experienta de lucru digitala exceptionala.

8. Increderea la locul de munca si rolul in schimbare al conducerii

Nu in ultimul rand, rolul in schimbare al conducerii  ridica si nevoia de mai multe locuri de munca digitale . In timp ce rolul liderilor in trecut nu era atat de a se conecta cu restul locului de munca si de a fi accesibili, acesta nu mai este cazul.

In schimb, liderii, care joaca un rol crucial in construirea increderii la locul de munca, trebuie sa manifeste empatie, sa fie autentici si sa se  angajeze in conversatii la nivel de companie . Cu toate acestea, programul lor de lucru si alte responsabilitati fac adesea dificil sa vorbeasca cu fiecare angajat, ramanand autentic, vizibil si consecvent.

Din fericire, solutiile moderne de comunicare a angajatilor fac comunicarea conducerii transparente, incluziva pentru toata lumea si usor de gestionat si masurat de catre lideri.

9 pasi pentru a va imbratisa strategia la locul de munca digital

Construirea si gestionarea unui loc de munca digital nu este usoara si necesita o  strategie si o planificare bine gandita . Multi angajati sunt rezistenti la schimbare in cadrul organizatiilor lor. Prin urmare, unele dintre principalele premise pentru transformarea digitala de succes includ  comunicarea adecvata a angajatilor si managementul schimbarii .

La sfarsitul zilei, succesul strategiei tale de locuri de munca digitale va fi la fel de reusit pe masura ce angajatii tai se aliniaza si o accepta.

Dar sa aruncam o privire in ghidul pas cu pas pentru  construirea si implementarea unei strategii digitale la locul de munca .

1. Evalueaza-ti starea digitala actuala

Inainte de a defini ce trebuie schimbat, mai intai trebuie sa intelegeti clar starea dvs. digitala actuala. Cel mai bun mod de a face acest lucru este sa  raspunzi la aceste intrebari :

• Cine sunt personalitatile angajatilor nostri?
• Ce tehnologii formeaza deja locul nostru de munca digital?
• Cum sunt utilizate aceste tehnologii? Ii fac pe angajati mai productivi? Ofera o experienta digitala pozitiva a angajatilor?
• Unde sunt decalajele dintre nevoile de tehnologie ale angajatilor si instrumentele disponibile in prezent?
• Pot toti angajatii sa se conecteze cu usurinta intre ei?
• Poate fiecare angajat sa gaseasca si sa acceseze cu usurinta informatii importante, indiferent de dispozitiv sau locatie?
• Sistemele noastre se integreaza sau lucreaza impreuna perfect si eficient?
• Cum se leaga locul nostru de munca digital de misiunea organizatiei noastre, valorile companiei si obiectivele finale de afaceri?

2. Redefiniti si investiti in cultura companiei dvs

Modul in care functioneaza forta de munca se leaga intotdeauna de cultura organizationala generala si de valorile de baza ale companiei. Acele organizatii care sunt deconectate, nu inteleg scopul muncii lor, lucreaza in siloz sau nu au vizibilitate in conducere, probabil ca isi construiesc si gestioneaza cu succes initiativele la locul de munca digital.

Cu toate acestea, cei care stiu cum sa contribuie la integrarea scopului, sa prezinte brandul intern si misiunea companiei, sa faciliteze comunicarea bidirectionala a angajatilor si sa  incurajeze cota de voce a angajatilor  sunt mult mai probabil sa reuseasca.

3. Implementati tehnologia potrivita

Crearea unui loc de munca digital necesita implementarea tehnologiei potrivite care sa va indeplineasca obiectivele finale de afaceri. Chiar daca exista probabil sute de categorii de tehnologie diferite, amintiti-va ca, inainte de orice altceva, trebuie sa va asigurati ca  angajatii dvs. au intotdeauna acces instantaneu la mesajele si informatiile importante ale colegilor lor . Aceasta ar trebui sa fie baza cutiei de instrumente digitale.

Atunci cand alegeti tehnologia, acordati atentie interfetei sale de utilizator,  compatibilitatii cu dispozitivele mobile , flexibilitatii si capacitatii de a va conecta cu alte solutii de baza pe care le folosesc angajatii dvs.

4. Conectati-va cutia de instrumente tehnologice

Potrivit Global Market Insights, piata aplicatiilor pentru intreprinderi s-a extins intr-un ritm fara precedent in ultimii ani. Se preconizeaza ca va atinge un venit  in valoare de 287,7 miliarde USD pana in 2024 ; intreprinderea medie se mandreste deja cu peste 500 de aplicatii ca parte a stivei sale de tehnologie.

O alta cercetare arata ca numarul mediu de sisteme pe care trebuie sa le acceseze lucratorii ca parte a locurilor de munca de zi cu zi a crescut recent de la 8 la 11, iar 27%  dintre lucratori estimeaza ca pierd pana la o zi intreaga  in fiecare saptamana din e-mailuri si mesaje irelevante. .

Este clar ca organizatiile se confrunta acum cu un peisaj tehnologic din ce in ce mai complex. Prin urmare, majoritatea organizatiilor apeleaza acum la solutii care  integreaza mai multe solutii intr-o singura platforma.

Atunci cand informatiile de la locul de munca sunt imprastiate, este probabil sa se piarda si, prin urmare, sa provoace o experienta slaba a angajatilor, concedieri si pierderi de productivitate.

5. Numiti oamenii potriviti care sa conduca schimbarea

La fel ca orice alta schimbare organizationala, este important sa existe o echipa sau o persoana care sa  conduca schimbarea si sa inspire locul de munca  sa lucreze spre aceleasi obiective.

Astazi, departamentele de comunicare interna sunt adesea cele care conduc si gestioneaza comunicarea schimbarii si adesea actioneaza ca un suport pentru conducere, management si alte echipe implicate.

Acesti profesionisti IC ar trebui sa fie  creatori de continut creativi si inspiratori  , care sa isi inteleaga personalitatea angajatilor si sa stie cum sa ajusteze mesajele de comunicare in functie de nevoile, dorintele si preferintele angajatilor.

6. Implicati liderii

Dupa cum am mentionat mai devreme, conducerea joaca un rol important in conducerea culturii, a mentalitatii si a atitudinii care incurajeaza si  sprijina mediile de lucru digitale .

Conducerea senior informata, prin intelegerea beneficiilor, precum si a provocarilor unei strategii la locul de munca digital, poate genera pozitivitatea la locul de munca si poate alinia intregul loc de munca cu obiectivele finale de afaceri.

Creati o strategie cuprinzatoare de comunicare la locul de munca si de management al schimbarii

Impreuna cu echipele de management al schimbarii, profesionistii IC ar trebui sa lucreze pentru a  crea un plan robust de comunicare pentru schimbare,  cu scopul de a alinia intregul loc de munca cu planul si strategia pentru locul de munca digital definit anterior.

Cand creati un astfel de plan de comunicare, incercati sa raspundeti la aceste intrebari:

• Cine sunt personalitatile angajatilor nostri?
• Care sunt caile lor preferate de comunicare?
• Cum ne putem asigura ca ajungem la angajatii potriviti cu informatiile potrivite la momentul potrivit?
• Cum putem face comunicarea mai relevanta si mai personala pentru a obtine un cititor si un angajament mai bun?
• Ce tip de continut prefera angajatii nostri? Text, imagini, videoclipuri, podcasturi sau webinarii?
• Ce mesaje cheie ar trebui incluse in calendarul editorial?
• Cum vom masura eficacitatea eforturilor noastre de comunicare pentru schimbare?
• Cum ne vom asigura ca permitem tuturor sa se alature conversatiilor companiei, sa puna intrebari si sa ridice preocupari?
• Cum si cand putem include conducerea in proces?

Comunicati beneficiile pentru a realiza alinierea strategica

Pentru a conduce o strategie de succes la locul de munca digital, trebuie sa aduci angajatii de partea ta. Cu alte cuvinte, trebuie sa obtineti acceptarea lor. Pentru a realiza acest lucru, organizatiile trebuie sa construiasca incredere,  sa comunice intr-un mod deschis si transparent  si sa raspunda la intrebarea cheie: „What’s In It For Me” (WIIFM).

Atunci cand va construiti strategia de comunicare pentru schimbare, comunicarea mesajelor cheie despre beneficiile unui loc de munca digital, atat pentru indivizi, cat si pentru organizatie in ansamblu, ar trebui sa fie prioritatea dvs.

Atunci cand transmiteti aceste mesaje, acordati prioritate vizibilitatii si accesibilitatii acestora la stirile si actualizarile la nivel de companie. Asigurati-va ca alegeti canalele de comunicare potrivite si programati livrarea continutului pentru o mai buna implicare a cititorilor.

Ascultati activ si incurajati cota de voce a angajatilor

Pe langa doar impartasirea actualizarilor si a informatiilor importante, ar trebui  sa implicati angajatii dvs. in conversatiile zilnice ale companiei  si sa le incurajati cota de voce. Cereti angajatilor dvs. feedback, preocuparile lor si sugestii de imbunatatire in ceea ce priveste strategia dvs. digitala la locul de munca.

Creati grupuri si canale de comunicare intuitive  in care angajatii dvs. pot vorbi . La sfarsitul zilei, angajatii tai sunt cei mai importanti factori interesati in planificarea, construirea, implementarea si gestionarea unui loc de munca digital de succes si productiv.

Beneficiile construirii unui loc de munca digital

Potrivit cercetarilor, 95% dintre organizatii sunt de acord ca un loc de munca digital este important, iar 44% dintre locurile de munca au o anumita forma de programe la locul de munca digital.

Iata doar cateva beneficii ale construirii unui loc de munca digital:

• Implicarea si productivitatea angajatilor  – aceeasi cercetare arata ca angajatii care lucreaza pentru firme care fac aplicatii disponibile si foarte accesibile petrec cu  17% mai putin timp  proceselor manuale.
• Retentia angajatilor  –  54% dintre CIO au fost de acord  ca capacitatea fortei de munca de a accesa cu usurinta aplicatiile de afaceri a redus ratele de uzura.

• Inovatie, rezolvarea problemelor si colaborare  – Multi angajati sunt de acord ca exista o lipsa de colaborare la locul de munca, ceea ce face mai dificila inovarea si luarea deciziilor. In locurile de munca digitale care utilizeaza solutii de colaborare si comunicare, colaborarea angajatilor este mai eficienta si mai productiva.
• Atractia de talente  – Conform unei alte cercetari,  80% dintre angajati  prefera sa lucreze pentru lideri digitali. Si acest lucru nu se limiteaza la mileniali, ci se aplica tuturor grupelor de varsta.
• Reducerea decalajului de competente  – cifrele Comisiei Europene arata ca aproximativ  37% dintre lucratorii  din Europa nu au nici macar competente digitale de baza. Ca sa nu mai vorbim de abilitati digitale avansate. Construirea unei culturi digitale la locul de munca este o modalitate excelenta de a elimina decalajele tot mai mari de competente.
• Imbunatatirea schimbului de cunostinte  – Conform datelor, companiile din Fortune 500  pierd aproximativ  31,5 miliarde de dolari  pe an daca nu reusesc sa impartaseasca cunostintele. Cand angajatii sunt conectati digital, schimbul de cunostinte devine mult mai usor, natural si simplificat.

Amintiti-va ca un loc de munca digital ideal ar trebui  sa sustina o comunicare fluida in mai multe sensuri intre angajati, manageri si lideri,  astfel incat acestia sa poata discuta despre munca si sa transmita informatii relevante.

Cu toate acestea, instalarea unei aplicatii de mesagerie instantanee nu este suficienta. Un instrument de colaborare ar trebui sa fie profund incorporat in locul de munca digital, astfel incat  angajatii sa nu fie nevoiti sa comute intre mai multe aplicatii  pentru a gasi cu usurinta informatii si documente relevante, pentru a ramane informati cu actualizarile importante si pentru a ramane conectati cu colegii lor.